Az a hivatal, mely az ügyfél több ügyét egy tájékoztató levélben egymás alatt leírja vázlatosan és hogy nem tartoznak szerinte a hatáskörükbe, sőt arra kéri az ügyfelet, hogy olyan és hasonló ügyekben ne forduljon hozzájuk, sért-e bármilyen jogot? Megfelelő eljárás a részükről? Az érintett panaszaimra sem válaszol.
Minden hivatalnak külön, jól meghatározott hatásköre van, amit a működésükre vonatkozó szabályzatban van meghatározva. Ezt megvizsgálva kiderülhet, hogy a panaszok megoldásával kapcsolatban van-e vagy nincs hatásköre.
Abban az esetben, ha nincs hatásköre a kérdések megoldásában akkor a panaszokra való válaszadás megtagadása jogosnak bizonyul. Hiszen, nem válaszolhat olyan kérdésre amiben nem kompetens.
Azonban, ha hivatalra vonatkozó szabályzatból az derül ki, hogy a hivatalnak a kérdések megoldásában van hatásköre, akkor a válaszadás megtagadása jogellenes. Ebben az eseteben bírósághoz lehet fordulni az ügyben, kérni lehet a panaszok megoldását bírósági úton.
Mindemellett, egy hivatal ugyanabban a tájékoztató levélben tárgyalhatja az ügyfél több panaszát is, valamint abban az esetben ha nincs hatásköre az érintett problémában, akár meg is kérheti az ügyfelet, hogy az e fajta panaszokkal ne forduljon hozzá, hiszen úgysem tudja azt megoldani. A hivatal ezen kérése nem sérti az ügyfél jogait, hiszen semminemű kötelességet nem ró az ügyfélre.